Utylizacja dokumentów to działanie, w którym każdy krok ma konsekwencje. Od tego, jak zostaną przygotowane, gdzie trafią i w jaki sposób zostaną zniszczone, zależy nie tylko bezpieczeństwo danych, ale też wizerunek i odpowiedzialność całej organizacji. To proces, który wymaga świadomości i precyzji. Sprawdź, jak wygląda krok po kroku droga utylizacja dokumentów, aby wiedzieć, jak najlepiej przeprowadzić ją w Twojej firmie.
Samodzielne niszczenie dokumentów czy wybór zewnętrznego partnera?
Samodzielne niszczenie i utylizacja dokumentów to proces znacznie bardziej wymagający, niż może się wydawać. Przede wszystkim wymaga odpowiedniego sprzętu — zwykła biurowa niszczarka rzadko spełnia standardy bezpieczeństwa, a przy większych wolumenach dokumentów szybko okazuje się niewydajna.
Dochodzi do tego konieczność stałej kontroli nad segregacją i przygotowaniem akt, a także zapewnienia, by resztki papieru były trwale i nieodwracalnie zniszczone. Wymagane są również procedury potwierdzające, że proces przebiegł zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi, w tym wymaganiami RODO, co w praktyce oznacza prowadzenie dokumentacji i certyfikację zniszczeń. Dla wielu firm to dodatkowe obciążenie organizacyjne i czasowe, które odciąga uwagę od właściwej działalności biznesowej.
Dlatego zadanie to warto powierzyć firmie Destroy, która spełnia normy zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001 i ma ponad 20-letnie doświadczenie na rynku. Podjęcie decyzji o współpracy z renomowanym partnerem zagwarantuje bezpieczny i sprawny przebieg tego procesu.
Przygotowanie dokumentów do utylizacji
Aby utylizacja dokumentów przebiegła sprawnie i bezpiecznie, należy najpierw odpowiednio przygotować akta. Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z usług zewnętrznego partnera zostaną one umieszczone w specjalnych zabezpieczonych pojemnikach, co zapewni im bezpieczeństwo podczas transportu.
Pojemniki są zamykane na klucz i oznaczane specjalnym kodem, co gwarantuje pełne zabezpieczenie w transporcie do centrum utylizacji.
Transport dokumentów do utylizacji
Akta czy faktury są odbierane przez wykwalifikowanych pracowników i przewożone do miejsca utylizacji pojazdem wyposażonym w monitoring GPS. To kolejny element gwarantujący utrzymanie pełnej poufności danych.
Gdzie trafią Twoje dokumenty? Gdy w grę wchodzi niszczenie dokumentów Opole, akta zostaną przewiezione do najbliższej siedziby Destroy.
Niszczenie i profesjonalna utylizacja dokumentów
Zadanie jest realizowane z wykorzystaniem nowoczesnego, wydajnego sprzętu, w 3 klasie utajnienia według normy ISO 21964. Pozwala to na pocięcie papieru na mikroskopijne fragmenty, uniemożliwiając jakąkolwiek próbę odtworzenia danych, a więc zgodnie z zaleceniami RODO. Całość odbywa się w kontrolowanym środowisku, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby, a proces podlega szczegółowym procedurom bezpieczeństwa.
Drugi etap to właściwa utylizacja — pozostałości po dokumentach trafiają do dalszego recyklingu, w ramach którego papier zostaje przetworzony na surowiec wtórny. Dzięki temu profesjonalne niszczenie to nie tylko gwarancja ochrony danych, lecz także element zrównoważonego zarządzania zasobami.
Faktura i certyfikat
Utylizacja dokumentów kończy się nie tylko wystawieniem faktury za wykonaną usługę, ale także dostarczeniem certyfikatu zniszczenia, który jest niezwykle przydatny w momencie kontroli z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.Niszczenie dokumentów może przebiec bardzo sprawnie i bez obciążania pracowników Twojej firmy. Jeśli więc zlecisz to zadanie zewnętrznej firmie, zyskasz pewność, że utylizacja przebiegnie bezpiecznie oraz zgodnie z przepisami.