Kontrola dokumentacji może obejmować etap wyboru wykonawcy, realizację zamówienia, rozliczenia oraz zabezpieczenie roszczeń. Firma powinna zatem gromadzić dokumenty na bieżąco, a nie dopiero po otrzymaniu informacji o kontroli. Braki w archiwum utrudniają potwierdzenie terminowego i zgodnego z umową wykonania prac.
Jakie dokumenty należy uporządkować?
Podstawą jest kompletna umowa wraz z aneksami, harmonogramem, specyfikacją i protokołami odbioru. Należy zachować także faktury, potwierdzenia zapłaty, korespondencję z zamawiającym, raporty z postępu prac oraz dokumenty dotyczące podwykonawców. Każda zmiana terminu, zakresu lub wynagrodzenia powinna mieć potwierdzenie zgodne z zasadami określonymi w kontrakcie. Warto prowadzić jeden rejestr zobowiązań, zawierający terminy odbiorów, płatności, usunięcia usterek i wygaśnięcia zabezpieczeń. Pozwala to szybko wykazać, jakie obowiązki zostały wykonane i kto odpowiadał za ich realizację.
Dotyczy to również postępowania przetargowego i wniesienia wadium. Zgodnie z art. 97 ust. 7 pkt 4 Pzp wadium może mieć formę gwarancji ubezpieczeniowej. Uzyskana gwarancja wadialna online powinna być przechowywana wraz z ofertą, potwierdzeniem jej złożenia i pozostałą dokumentacją postępowania.
Jak sprawdzić zabezpieczenia kontraktu?
Kontrola może objąć kwotę, zakres i termin ważności gwarancji. Gwarancja należytego wykonania kontraktu od Gwarancje24 musi odpowiadać warunkom umowy oraz obejmować wymagany okres odpowiedzialności. W zamówieniach publicznych cel takiego zabezpieczenia określa art. 449 ust. 2 Prawa zamówień publicznych: służy ono pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
Jeśli wykonawca otrzymał zaliczkę na realizację kontraktu, warto również sprawdzić zabezpieczenie jej zwrotu, w szczególności kwotę gwarancji, okres jej obowiązywania oraz warunki wypłaty. Gwarancja ubezpieczeniowa zwrotu zaliczki od Gwarancje24 zabezpiecza zamawiającego na wypadek powstania obowiązku zwrotu zaliczki, zgodnie z warunkami umowy i treścią gwarancji.
O czym pamiętać przed rozpoczęciem kontroli?
Firma powinna porównać dokumenty z umową i wykazem wymaganym przez kontrolującego. Przed kontrolą warto dodatkowo wskazać osobę odpowiedzialną za udostępnianie dokumentów i udzielanie wyjaśnień.
