Dlaczego archiwizacja dokumentów jest ważna?

Uporządkowany system archiwizacji dokumentów powinien być jednym z kluczowych obszarów każdego przedsiębiorstwa. Niestety, często dzieje się wręcz przeciwnie, co jest brzemienne w skutkach – zagubione akta, zaginione dokumenty, brak miejsca na nowe teczki. Pochylmy się dzisiaj nad możliwościami skutecznej archiwizacji, które wniosą Twoje przedsiębiorstwo na nowy poziom organizacji tego sektora.

Istota archiwizacji danych — to ważniejsze niż się wydaje!

Właściwa archiwizacja dokumentów jest jednym z głównych czynników sukcesu rynkowego. Bez niej niemożliwe, albo w najlepszym przypadku – bardzo utrudnione staje się zarządzanie dokumentacją firmową i to od ewidencjonowania dokumentów księgowych aż po organizację danych kadrowych.

Co zyskasz, dbając o archiwizację danych w przedsiębiorstwie?

  • Łatwy i szybki dostęp do niezbędnych dokumentów – zawsze wtedy, gdy są potrzebne.
  • Wzmocnienie pozycji konkurencyjnej na rynku – dzięki dbaniu o priorytety.
  • Stworzenie wygodnego systemu archiwizacji danych wspiera wydajność biznesu.

Co ciekawe, coraz więcej właścicieli firm przekonuje się, że oddanie archiwizacji danych w ręce profesjonalistów jest bardzo opłacalnym rozwiązaniem. To uwolnienie zasobów i oszczędność czasu, które to można w tym samym przeznaczyć na to, co robisz najlepiej – prowadzenie własnego biznesu.

Profesjonalna archiwizacja danych – dlaczego może być dobrym pomysłem?

Jednym z powodów, dla którego archiwizacja danych w wielu przedsiębiorstwach jest traktowana po macoszemu – jest fakt, że wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Osoby wyznaczone do tego zadania szybko mogą czuć się przytłoczone i sfrustrowane, co nieuchronnie prowadzi do katastrofy na tym polu. Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją danych jak na przykład Ekoakta, zdaje się doskonałym remedium na takie sytuacje.

Różnicę zauważysz od razu. Profesjonaliści zaczną od uporządkowania wszystkiego, co zostało do tej pory zgromadzone w ramach firmowej dokumentacji, w tym:

  • akta,
  • dane,
  • dokumenty,
  • faktury,
  • poczta firmowa,
  • dokumenty księgowe,
  • dokumenty finansowe.

Następnie wszystkim uporządkowanym dokumentom zostanie nadana odpowiednia klasyfikacja aktowa (A, B i Bc). Po czym dokumenty należące do kategorii A zostaną przekazane do właściwego Archiwum Państwowego, jak również pozostałe trafią w odpowiednie, dedykowane im miejsca. Co więcej, profesjonaliści zajmą się wszystkimi formalnościami, jakie mogą pojawić się po drodze. 

Usługa archiwizacji dokumentów firmowych – dużo więcej niż porządkowanie!

Być może sam nie miałeś pojęcia, ale obowiązki związane z archiwizacją dokumentów sięgają daleko poza same porządki. Od przeprowadzenia ewidencji, przez sporządzenie protokołów, aż po sam proces indeksowania – archiwizacja danych to szerokie spektrum obowiązków, z którymi odpowiednio poradzić mogą sobie wyłącznie osoby zaznajomione z tematem. Zatem nawet, jeśli uważasz, że panujesz nad wszystkim – warto się upewnić, czy na pewno tak jest. Natomiast w ostatecznym podjęciu decyzji z całą pewnością pomoże Ci bezpłatna wycena czynności archiwizacyjnych.