Informacja ma ogromne znaczenie w działalności gospodarczej. To wiedza, która może być wykorzystywana w procesach podejmowania decyzji, w rozwoju firmy i zdobywaniu przewagi konkurencyjnej. Dokumentacja firmowa powinna być archiwizowana w taki sposób, aby była bezpieczna i chroniona przed szkodliwym wpływem czynników zewnętrznych i nieuprawnionych osób. Jak to zrobić? Można skorzystać z usług outsourcingowych dotyczących zarządzania dokumentami w profesjonalnej i doświadczonej firmie Rhenus Office Systems Poland.
Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów?
Profesjonalna, zgodna z obowiązującymi przepisami prawa archiwizacja dokumentów, zapewniana przez Rheus Office Systems Poland, obejmuje kilka ważnych działań, takich jak:
- gromadzenie – w formie papierowej i cyfrowej,
- porządkowanie dokumentów,
- etykietowanie i katalogowanie zbiorów danych,
- przechowywanie dokumentacji w odpowiednich warunkach, w bezpiecznych lokalizacjach,
- tworzenie cyfrowych kopii dokumentów.
Po upływie okresu przechowywania dokumentacji firmowej Rhenus Office Systems Poland może je zutylizować. Niszczenie akt powinno również odbywać się w bezpiecznych, kontrolowanych warunkach, aby zabezpieczyć się przed przejęciem informacji przez osoby nieupoważnione do tego. Na swojej stronie https://www.rhenus-office.pl/ opisuje procedury związane zarówno z archiwizacją dokumentów, jak i ich utylizacją. Dlaczego związane z tym kwestie są tak ważne?
Dlaczego archiwizacja jest taka istotna?
Archiwizacja dokumentów w firmie ma fundamentalne znaczenie dla zarządzania informacją. Wszystko dlatego, że prawidłowo realizowana zapewnia dostęp do danych historycznych i bieżących. Wspiera zgodność z wymogami prawnymi. To istotne, by była prowadzona efektywnie, bezpiecznie, w sposób zintegrowany z cyfrowym obiegiem dokumentów, co gwarantuje Rhenus Office Systems Poland.
Firma opisuje standardy i normy, jakie stosuje przy świadczeniu swoich usług archiwizacji na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Zaznacza, że przestrzega RODO, precyzyjnie planuje proces archiwizacji, zabezpiecza miejsce pracy i czuwa nad przebiegiem poszczególnych prac. Działa zgodnie ze sprawdzonymi procedurami.
Przez to wspiera od lat klientów w wywiązywaniu się w prawidłowy sposób z obowiązków dotyczących przechowywania dokumentów.