Każdy przedsiębiorca musi zadbać o prawidłowe przechowywanie dokumentacji papierowej. Firmy zazwyczaj organizują archiwum w swoim biurze, co jednak może z czasem przysparzać dodatkowych kłopotów. Jak ten problem rozwiązać? Bardzo wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem jest skorzystanie z outsourcingu. Dowiedz się, co zyska Twoja firma dzięki profesjonalnej archiwizacji.
Kiedy warto się zdecydować na outsourcing usług archiwizacyjnych?
Choć coraz więcej procesów w firmach przebiega cyfrowo, dokumenty papierowe wciąż mają się dobrze. Biorąc pod uwagę fakt, że trzeba je przechowywać przez co najmniej kilka lat, w siedzibie firmy może po prostu zabraknąć miejsca. Po drugie, obsługa archiwum wymaga nie tylko fizycznego miejsca, ale też przeszkolonej osoby do zarządzania nim.
No i wreszcie po trzecie — kiedy dokumenty tracą ważność, firma musi je zniszczyć. Do tego nie wystarczy jednak standardowa niszczarka biurowa. Sprzęt musi spełniać wymogi normy ISO/IEC 21964.
Na szczęście archiwizacja dokumentów firmowych może zostać zlecona podmiotom zewnętrznym. Rhenus Office Systems Poland oferuje zarządzanie dokumentami według najwyższych standardów. Dzięki takiej współpracy w Twojej firmie pozostaną tylko bieżące dokumenty – które mogą być dodatkowo zdigitalizowane i przetwarzane elektronicznie dla jeszcze większej efektywności – a reszta zostanie przeniesiona do zewnętrznego archiwum. O usłudze, która zapewni Twojej firmie szybki dostęp do akt, przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Co ważne firmie możesz zlecić nie tylko archiwizację, ale też niszczenie dokumentów.
Zalety profesjonalnej archiwizacji
Dokumentów nie wystarczy schować do segregatora i ustawić na półce. Takie postępowanie szybko skończy się bałaganem w biurze. To jednak nie najistotniejszy problem. Przez takie zarządzanie dokumentami firma może mieć kłopoty z powodu zaniedbań RODO, gdy dojdzie do wycieku danych wrażliwych.
Profesjonalna archiwizacja nie dopuszcza do takich sytuacji. Specjaliści z Rhenus Office Systems Poland zajmą się segregacją i kwalifikacją akt, porządkowaniem i oznaczaniem dokumentów, brakowaniem oraz niszczeniem dokumentacji. Dzięki temu w archiwum zapanuje porządek, a dane pozostaną bezpieczne.
Usługi archiwizacyjne to także sposób na obniżenie kosztów. Mniej dokumentów to więcej wolnego miejsca w przestrzeni biurowej. Prócz tego pracownicy mogą się skoncentrować na innych obowiązkach. Rhenus Office Systems Poland podaje, że korzystając z outsourcingu w zakresie archiwizacji, firma jest w stanie obniżyć koszty z tym związane nawet o 30 proc.
Profesjonalna archiwizacja może dotyczyć różnego rodzaju dokumentów, w tym dokumentacji księgowej, kadrowej, medycznej, finansowej czy związanej z BHP. Wszystkie akta są klasyfikowane, opisywane i przechowywane zgodnie z ustawowymi okresami. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione (o czym przeczytasz tu: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/obsluga-archiwum-zakladowego/), a to oznacza, że w chwili kontroli lub audytu potrzebne akta są pod ręką, a nie ukryte w stosach segregatorów.
Jakie są kary za niewłaściwe przechowywanie dokumentów?
Za niewłaściwe przechowywanie dokumentów, zwłaszcza zawierających dane osobowe, grożą wysokie kary administracyjne sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy, a także – w niektórych przypadkach – konsekwencje karne dla osób odpowiedzialnych. Oprócz tego firma może stracić zaufanie klientów i ponieść szkody wizerunkowe. Przy takim stanie rzeczy uporządkowanie dokumentacji staje się kluczowe dla minimalizacji ryzyka prawnego i finansowego. Z Rhenus Office Systems Poland masz pewność, że dokumenty są pod pełną kontrolą, zarządzane zgodnie z RODO. Postaw na rozwiązania, które minimalizują ryzyko i wspierają zgodność z przepisami!