Wybierając nas masz gwarancję dobrego kontaktu i bezpieczeństwa danych!

Zakres prac związanych z porządkowaniem oraz przechowywaniem dokumentów

Prace związane z przechowywaniem dokumentacji obejmują:

1. segregację akt na zespoły archiwalne i komórki organizacyjne;
2. kwalifikację archiwalna (podział akt na kategorie);
3. systematyzację akt w obrębie komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych według haseł klasyfikacyjnych;
4. ułożenie dokumentacji w obrębie grup rzeczowych w odpowiedniej kolejności (chronologicznie, numerycznie, alfabetycznie);
5. ułożenie dokumentacj według podziału na poszczególni komórki organizacyjne z pozostawieniem rezerwy na przyjęcie nowych roczników z zachowaniem układu pionowego - od lewej do prawej;
6. przełożenie dokumentacji do obwolut archiwizacyjnych lub kartonów archiwizacyjnych (tzw.archibox);
7. opisanie, ponumerowanie grzbietów kartonów archiwizacyjnych, obwolut (nazwa komórki organizacyjnej, zawartość kartonu, daty skrajne, kategoria akt itd.), przesznurowanie wytypowanie i zewidencjonowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął, w celu przekazania na makulaturę;
8. uporządkowanie akt kategorii A wewnątrz teczek, ich paginacja i przesznurowanie. zewidencjonowanie akt przeznaczonych do dalszego przechowywania, w formie spisów zdawczo-odbiorczych;
9. opisanie wszystkich regałów i półek w archiwum, na których znajduje się uporządkowana dokumentacja poprzez naklejenie na każdym regale i półce naklejki z informacjami o numerach regałów i półek, a także z numeracją kartonów, obwolut znajdujących się na poszczególnych półkach;
10. monitorowanie i utrzymywanie warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach w których jest przechowywana dokumentacja.

Wróć