Centrum Archiwizacji

Wybierz odpowiednią dla siebie usługę

Zobacz co mamy Ci do zaoferowania

Oferta i zakres usług

Prace związane z przechowywaniem dokumentacji obejmują:

  • segregację akt na zespoły archiwalne i komórki organizacyjne.
  • kwalifikację archiwalna (podział akt na kategorie).
  • systematyzację akt w obrębie komórek organizacyjnych lub grup rzeczowych według haseł klasyfikacyjnych.
  • ułożenie dokumentacji w obrębie grup rzeczowych w odpowiedniej kolejności (chronologicznie, numerycznie, alfabetycznie)
  • ułożenie dokumentacj według podziału na poszczególni komórki organizacyjne z pozostawieniem rezerwy na przyjęcie nowych roczników z zachowaniem układu pionowego - od lewej do prawej
  • przełożenie dokumentacji do obwolut archiwizacyjnych lub kartonów archiwizacyjnych (tzw.archibox).
  • opisanie, ponumerowanie grzbietów kartonów archiwizacyjnych, obwolut (nazwa komórki organizacyjnej, zawartość kartonu, daty skrajne, kategoria akt itd.), przesznurowanie wytypowanie i zewidencjonowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął, w celu przekazania na makulaturę.
  • uporządkowanie akt kategorii A wewnątrz teczek, ich paginacja i przesznurowanie. zewidencjonowanie akt przeznaczonych do dalszego przechowywania, w formie spisów zdawczo-odbiorczych.
  • opisanie wszystkich regałów i półek w archiwum, na których znajduje się uporządkowana dokumentacja poprzez naklejenie na każdym regale i półce naklejki z informacjami o numerach regałów i półek, a także z numeracją kartonów, obwolut znajdujących się na poszczególnych półkach.
  • monitorowanie i utrzymywanie warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach w których jest przechowywana dokumentacja.

Dokładamy wszelkich starań by powierzone nam dokumenty zostały jak najszybciej zniszczone. Gwarantujemy, że dane nigdy nie wypłyną z naszej firmy. Jesteśmy legalnie działającą firmą, zapewniamy miłą obsługę Klienta oraz elastyczne terminy odbioru odpadów.

Dlaczego warto?

Każda firma prowadzi swoją dokumentację, która zawiera poufne dane. Prędzej czy później przychodzi taki czas, że chcemy się pozbyć niektórych dokumentów, jednakże nie warto ich wyrzucać do zwykłego pojemnika na śmieci bądź papier, bo kiedy wpadną w niepowołane ręce, mogą wyrządzić nieodwracalne skutki. Dlatego i tutaj służymy pomocą, pomożemy Ci zniszczyć dokumenty zgodnie z obowiązującym standardem, tak, że nikt ich już nigdy nie odtworzy.

Aspekt prawny – bezpieczeństwo informacji

Działamy zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997r.

  1. Otrzymując Certyfikat Zniszczenia dokumentów mogą być państwo pewni, że dane osobowe zawarte w dokumentach zostały bezpowrotnie zniszczone.
  2. Zapewniamy oszczędność poprzez ograniczenie kosztów związanych z wywozem odpadów komunalnych oraz procesem niszczenia dokumentacji (czas pracy oraz eksploatacja)
  3. Działamy zgodnie z ustawą o odpadach z dnia 14.12.2012r. Nasza działalność przyczynia się do ochrony takich surowców jak energia i woda. Ograniczamy ilości odpadów składowanych na wysypisku oraz podwyższamy procent odzysku i recyklingu.
Standardowa usługa naszej firmy obejmuje:
  1. Ustalenie miejsca i terminu odbioru dokumentów
  2. Pakowanie dokumentów do pojemników o pojemności 240 litrów przez naszych pracowników (nie wymagamy usuwania segregatorów, spinaczy, koszulek foliowych itp.)
  3. Plombowanie pojemników (nadanie indywidualnego numeru każdego pojemnika)
  4. Ważenie dokumentów
  5. Potwierdzenie odbioru Protokołem Przekazania – Odbioru
  6. Własny, bezpieczny transport dokumentów do miejsca zniszczenia
  7. Niszczenie dokumentów w pomieszczeniu, do którego nie mają wstępu osoby nieupoważnione (proces niszczenia wykonywany jest przez wyszkolonych pracowników naszej firmy w standardzie DIN 66399 w stopniu bezpieczeństwa ≥5, tak aby nikt nigdy nie mógł ich ponownie odtworzyć)
  8. Poddawane recyklingowi powstałych w procesie niszczenia ścinków, które w postaci kostek wysyłamy do papierni (działalność ekologiczna)
  9. Wystawienie Certyfikatu Zniszczenia po zniszczeniu dokumentów

Bałagan w dokumentacji? Znalezienie odpowiedniego dokumentu zajmuje zbyt wiele czasu? Pozwól sobie pomóc! Przeprowadzimy archiwizowanie (porządkowanie) dokumentów oraz akt i to wszystko w Twojej firmie! Od tej chwili każdy dokument będzie na wyciągnięcie ręki.

Dlaczego warto?

Gdy w dokumentach zrobi się bałagan i czy jest on mały czy duży to znalezienie odpowiedniego dokumentu zajmuje zdecydowanie więcej czasu, a przecież czas to pieniądz i dobrze było by go wykorzystać na coś bardziej pożyteczniejszego. Z naszą pomocą praca z dokumentami stanie się o wiele łatwiejsza i wszystko będzie na wyciągnięcie ręki, sprawnie i dokładnie przeprowadzimy archizowanie w Twojej firmie.

Brakuje miejsca na przechowywanie dokumentów? Jest ich z roku na rok coraz więcej? My możemy je dla Ciebie przechować! Dajemy gwarancję, że z dokumentami nic się nie stanie, będą pod opieką naszych ekspertów - wykwalifikowanych pracowników.

Dlaczego warto?

Z czasem dokumentacji przybywa i zaczyna brakować nam miejsca. Wynajmowanie dodatkowej przestrzeni bywa kosztowne, dodatkowo trzeba zadbać o odpowiednią wilgotność powietrza, system antypożarowy, antywłamaniowy, monitoring... Tutaj przychodzimy z pomocą! Przechowamy dla Ciebie wszystkie dokumenty, a dokładniej tyle ile będziesz chciał. Posiadamy wszystkie niezbędne zabezpieczenia i odpowiednie warunki, by z dokumentami nic się nie stało.

Czyli digitalizacja (ucyfrowienie) - przenoszenie dokumentów do komputera poprzez skanowanie. Jest to doskonała ochrona/kopia oryginalnego dokumentu w razie jego zniszczenia oraz szybki i łatwy dostęp w razie konieczności udostępnienia dokumentu użytkownikowi.

Dlaczego warto?

Wraz z rozwojem technologii coraz więcej dokumentów przesyłanych jest w postaci pliku za pomocą internetu. Jest to wygodniejsza forma zapisu danych oraz szybszy sposób w odnaleznieniu odpowiedniego dokumentu. Jest to również doskonała forma kopii w razie zniszczenia dokumentu w formie papierowej. Zostaw konkurencję daleko w tyle i już dziś prowadź dokumentację w świecie cyfryzacji.